25. Kullanıcı Rehberi (Users Guide)

Workingflow'a hoş geldiniz! Bu rehber, işlerini halletmek için sistemle etkileşime giren günlük kullanıcılar (çalışanlar, takım liderleri ve yöneticiler) için yazılmıştır.

Bu platformu kullanmak için "BPMN" veya kodlama hakkında herhangi bir şey bilmenize gerek yoktur. Bu rehber, farklı ekranların ne işe yaradığını ve işinizi nasıl takip edebileceğinizi açıklamaktadır.

İş Akışı (Workflow) Nedir?

Bir İş Akışı (veya "Süreç"), şirketinizin bir işi halletmek için kullandığı önceden tanımlanmış bir dizi adımdır. Yaygın örnekler şunları içerir:

• Tatil izni talep etme (İzin Talebi)
• Masraf raporu gönderme
• Yeni bir pazarlama kampanyasını onaylama
• Yeni bir çalışan işe alma

Bir iş akışı başlattığınızda, o sürecin yeni bir "Örneğini" (Instance) yaratmış olursunuz. Sistem, şirketin kurallarına dayanarak işi otomatik olarak doğru kişilere doğru zamanda yönlendirecektir.

1. Yeni Bir İş Akışı Başlatmak

Yeni bir süreç başlatmak için:

1. Sol kenar çubuğundaki (sidebar) İş Akışı Başlat (Start Workflow) seçeneğine tıklayın. (Bu sizi /workflows/list sayfasına götürür).
2. Başlatma iznine sahip olduğunuz iş akışlarının bir listesini göreceksiniz.
3. İstediğiniz iş akışının yanındaki Başlat (Start) düğmesine tıklayın.

Başlangıç Formları (Start Forms): Bazı iş akışları, başlayabilmeleri önce bilgi gerektirir (örneğin, bir Masraf Raporu tutarı girmenizi gerektirir). İş akışının bir Başlangıç Formu varsa, süreç fiilen başlamadan önce bunu doldurmanız istenecektir.

2. Görevleriniz Üzerinde Çalışmak

Bir iş akışı dikkatinizi gerektirdiğinde, bir Görev (Task) oluşturur.

Sol kenar çubuğundan Görevlerim (My Tasks) bölümüne gidin. Burada şunları göreceksiniz:

• Doğrudan size atanan görevler.
• Rolünüze/grubunuza atanan görevler (ör. "Tüm İK Yöneticileri").

Bir Görevi Üzerine Almak (Claiming a Task): Bir görev tüm gruba atanmışsa, o gruptaki herkes onu tamamlayabilir. Ancak, iki kişinin aynı anda üzerinde çalışmasını önlemek için önce görevi Üzerinize Almalısınız (Claim). Üzerinize alındığında, çalışma arkadaşlarınızın listelerinden kaybolur ve sizin olur.

Bir Görevi Tamamlamak (Completing a Task): Açmak için bir göreve tıklayın. Doldurmanız gereken bir form göreceksiniz. Şunları görebilirsiniz:

• Salt okunur bilgi (Read-only information): Önceki adımlardaki kişiler tarafından girilen veriler (ör. çalışanın orijinal tatil tarihleri).
• Girdi alanları (Input fields): Geri bildiriminizi veya kararlarınızı yazabileceğiniz kutular (ör. "Onayla veya Reddet" açılır listesi).
• Talimatlar (Instructions): Ne yapmanız gerektiğine dair talimatların bulunduğu üstteki mavi bir kutu.

Formun size ait bölümünü doldurduktan sonra, Görevi Tamamla (Complete Task) düğmesine tıklayın. Sistem, sonraki adımı kimin yapması gerektiğini otomatik olarak bulacak ve ona gönderecektir!

3. Aktif Taleplerinizi Takip Etmek

Hiç bir talep gönderip "Şu anda bunu kim inceliyor?" diye merak ettiğiniz oldu mu?

Başlattığınız iş akışlarının durumunu her zaman kontrol edebilirsiniz.

1. Sol kenar çubuğundan Aktif Süreçlerim (My Active Instances) seçeneğine tıklayın.
2. Bu ekran, başlattığınız ancak henüz bitmemiş her iş akışını listeler.
3. Herhangi bir sürecin üzerindeki Geçmiş / Detaylar (History / Details) düğmesine tıklayın.

Denetim İzi (The Audit Trail): Detaylar sayfasında, talebin tüm geçmişini görebilirsiniz. Şunları gösterir:

• İş akışının tam olarak ne zaman başladığını.
• Geçmişteki her adımı kimin ne zaman tamamladığını.
• Hangi verileri girdiklerini (görme izniniz varsa).
• İş akışını şu anda kimin tuttuğunu. Tatil talebiniz takıldıysa, bu ekran size henüz hangi yöneticinin incelemediğini tam olarak söyleyecektir!

4. Geçmiş Çalışmaları Görüntülemek

Geçen ay yaptığınız bir şeye bakmanız gerekirse, sol kenar çubuğundaki Geçmişim (My History) bölümüne gidin.

Bu sayfa, ister siz başlatmış olun ister onun için yalnızca bir görevi tamamlamış olun, katıldığınız her iş akışını gösterir. Bu tam bir tarihi kayıttır.

5. Profilinizi Yönetmek

Sağ üst köşedeki adınıza tıklayın ve Profil (Profile) seçeneğini seçin. Burada şunları yapabilirsiniz:

• Kişisel bilgilerinizi güncelleyebilirsiniz.
• Bir profil resmi yükleyebilirsiniz (çalışma arkadaşlarınızın sizi tanıyabilmesi için görevlerinizin yanında görünür!).
• Atanmış Rollerinizi (Roles) içeren listeyi görebilirsiniz.

Sıkça Sorulan Sorular / Sorun Giderme (FAQ / Troubleshooting)

S: İş Akışı Başlat (Start Workflow) listesinde "Masraf Raporu" iş akışını göremiyorum!
C: İş akışları rollere göre kısıtlanmıştır. Eğer göremiyorsanız, Yöneticiniz (Administrator) o belirli iş akışını başlatmak için rolünüze izin vermemiştir. BT destek ekibiniz veya Yöneticiniz ile iletişime geçin.

S: Yeni tamamladığım bir görevde hata yaptım. Geri dönebilir miyim?
C: Hayır. Bir görev tamamlandığında, hemen bir sonraki kişiye geçer. Eğer iş akışının içine yerleşik bir "Revizyon İste" seçeneği varsa, bir sonraki kişi bunu size geri gönderebilir. Aksi takdirde, bir sistem yöneticisiyle iletişime geçmeniz gerekecektir.

S: Bir görev benim grubuma atanmış diyor, ancak bir Tamamla (Complete) düğmesi göremiyorum?
C: Formu doldurabilmeniz için önce Üzerine Al (Claim) seçeneğine tıklamanız gerekir.